Ein Eventfilm entsteht nicht am Eventtag, sondern in den Wochen davor. Wer einen Eventfilm planen will, klärt zuerst, wofür er gebraucht wird. Dann gibt es am Ende brauchbares Material – und nicht acht Stunden Bühnenmitschnitt, die niemand ansieht.

Das Wichtigste in Kürze

✓ Legt den Zweck fest, bevor ihr die Technik bucht: Nachbericht, Recruiting, Sponsoren oder interne Kommunikation.

✓ Ein Drehtag liefert mehrere Formate – Highlightfilm, Langfassung, Social-Schnitte – wenn er entsprechend geplant ist.

✓ Der Ton entscheidet über die Verwendbarkeit. Bild lässt sich retten, schlechter Saalton nicht.

✓ Bildrechte und Hinweise auf Aufnahmen gehören in die Eventplanung, nicht in die Nachbereitung.

✓ Pakete ab 950 € zzgl. 19 % MwSt., Livestream ab 350 €.

Zuerst der Zweck, dann die Technik

Die häufigste Ursache für einen enttäuschenden Eventfilm ist keine technische: Es wurde gefilmt, ohne vorher festzulegen, wofür. Ein Film, der Sponsoren überzeugen soll, sieht anders aus als einer, der intern die Kernaussagen des Vorstands transportiert.

Klärt deshalb vor dem Briefing drei Fragen: Wer soll den Film sehen, wo läuft er, und was soll danach passieren? Aus den Antworten ergeben sich Länge, Tonalität und die Anzahl der Kameras – nicht umgekehrt.

Typische Einsatzzwecke

✓ Nachbericht: 60 bis 90 Sekunden Stimmung, Zitate, Gesichter – für Website und Newsletter.

✓ Wissensarchiv: Vorträge in voller Länge, sauber geschnitten, mit Präsentationsbild als zweite Quelle.

✓ Recruiting: Menschen statt Bühne. Kurze Statements aus dem Publikum wiegen mehr als jede Totale.

✓ Sponsoren und Aussteller: sichtbare Logos, Standaufnahmen, belegbare Präsenz.

✓ Nächstes Jahr: Material, mit dem ihr die Folgeveranstaltung bewerbt.

Live-Regie mit Bildmischer, Multiview-Monitor und mehreren Kameras bei einem Eventfilm in München — Live-Regie: Mehrere Kameras laufen auf einen Bildmischer. Was hier sauber anliegt, spart später Stunden im Schnitt.

Ein Drehtag, mehrere Formate

Ein Eventfilm muss nicht ein einziges Video sein. Aus demselben Drehtag entstehen mehrere Fassungen – vorausgesetzt, das wurde vorher eingeplant. Nachträglich aus einer Querformat-Totale ein Hochformat-Reel zu schneiden, funktioniert selten gut.

Sinnvolle Kombination aus einem Drehtag

✓ Highlightfilm 60–90 Sekunden für Website und Social Media.

✓ Langfassung je Vortrag, für das interne Archiv oder die Mediathek.

✓ Kurzschnitte im Hochformat für Instagram, LinkedIn und TikTok.

✓ Statements von Gästen, Referentinnen und Ausstellern – drei bis fünf Sätze reichen.

✓ Stillmotive aus dem Videomaterial, wenn keine separate Fotografie dabei ist.

Welches Seitenverhältnis wohin gehört, steht ausführlich im Beitrag Ein Dreh, alle Kanäle: Welche Videoformate du brauchst.

Kameras, Ton und Licht – was den Unterschied macht

Kameras

Eine Kamera zeigt eine Perspektive. Ab zwei Kameras lassen sich Schnitte setzen, ohne dass es springt. Für Bühnenprogramme mit Publikumsreaktionen sind mehrere 4K-Kameras üblich: Totale, Nahaufnahme der sprechenden Person, Publikum. Die 4K-Auflösung hat einen praktischen Nebeneffekt – in der Postproduktion lässt sich in Full-HD-Ausgabe hineinzoomen, ohne Qualität zu verlieren.

Ton

Der Ton entscheidet, ob ein Eventfilm nutzbar ist. Saalton aus dem Kameramikrofon klingt hallig und ist kaum zu retten. Sauber wird es mit Ansteckmikrofon an der sprechenden Person, Tonangel für Publikumsfragen und einem Audio-Recorder, der das Signal direkt vom Mischpult mitschneidet. Mehrere Tonquellen parallel sind kein Luxus, sondern eure Rückversicherung.

Licht

Bühnenlicht ist für das Publikum gebaut, nicht für Kameras. Gegenlicht, Farbwechsel und dunkle Gesichter sind die Regel. Ein bisschen zusätzliches Licht auf Sprecherposition und Interviewecke verändert das Ergebnis deutlich – und braucht am Eventtag ein paar Minuten Vorlauf.

Publikum in einem Konferenzsaal bei einer Firmenveranstaltung in München — Reaktionen im Publikum sind das, was einen Eventfilm lebendig macht – diese Einstellungen müssen eingeplant werden, sonst fehlen sie im Schnitt.

Eventfilm planen: 7 Schritte

1Ziel und Zielgruppe festlegen
Ein Satz genügt: „Der Film soll Entscheiderinnen zeigen, warum sie nächstes Jahr dabei sein sollten.“ Daraus ergibt sich alles Weitere.

2Ablaufplan teilen
Wir brauchen den Regieplan mit Uhrzeiten, nicht nur das Programmheft. Wichtig sind Wechsel: Keynote, Pause, Panel, Abendprogramm.

3Location vorab prüfen
Stromanschlüsse, Zugang zum Ton-Mischpult, Kamerapositionen, Deckenhöhe, Fensterlicht. Eine halbe Stunde Vorabbesichtigung erspart am Eventtag zwei Stunden Improvisation.

4Drehplan schreiben
Wer wird wann gefilmt, wann entstehen Interviews, wann Schnittbilder? Interviews liegen am besten in Pausen, nicht während des Hauptprogramms.

5Einwilligungen und Hinweise organisieren
Hinweisschilder am Eingang, Formulierung in der Anmeldung, Ansprechpartner vor Ort. Details dazu im nächsten Abschnitt.

6Drehtag
Aufbau vor dem Einlass, Tonabnahme am Mischpult, Soundcheck mit der sprechenden Person, danach läuft die Aufzeichnung.

7Schnitt und Freigabe
Erst Rohschnitt der Hauptfassung, dann eine Korrekturrunde, danach die Kurzformate. Legt vorher fest, wer freigibt – das ist der häufigste Zeitfresser nach dem Dreh.

Bildrechte und Einwilligungen am Eventtag

Sobald Gäste erkennbar im Bild sind, braucht die Aufnahme eine Grundlage. Das ist kein Randthema, sondern gehört in die Eventorganisation – vor dem Eventtag, nicht danach.

Was sich in der Praxis bewährt hat

✓ Hinweis auf Foto- und Filmaufnahmen bereits in der Einladung und der Anmeldung.

✓ Gut sichtbare Schilder am Einlass, nicht nur ein Satz im Programmheft.

✓ Ein gekennzeichneter Bereich ohne Aufnahmen für alle, die nicht ins Bild möchten.

✓ Separate Einwilligung für Interviews – kurz, schriftlich, vor der Aufnahme.

✓ Eine benannte Ansprechperson vor Ort für Rückfragen von Gästen.

Rechtsgrundlagen und Ausnahmen für Bildnisse stehen im Kunsturhebergesetz, nachzulesen etwa bei § 22 KunstUrhG; hinzu kommen die datenschutzrechtlichen Anforderungen. Wie ihr das konkret umsetzt, stimmt ihr mit eurer Datenschutzstelle oder eurer Rechtsberatung ab – wir liefern die Produktion, keine Rechtsberatung.

Livestream und Hybrid-Event

Wenn Teilnehmende auch remote dabei sein sollen, kommt zur Aufzeichnung eine Live-Regie hinzu: Kameras laufen auf einen Bildmischer, Präsentation und Kamerabild werden umgeschaltet, der Ton kommt vom Saalmischpult. Zoom- und Konferenz-Integration lässt sich einbinden, sodass Fragen aus dem Netz im Saal hörbar sind.

Wichtig ist die Leitung vor Ort. Klärt vorab, ob ein eigener, stabiler Upload verfügbar ist – WLAN für Gäste reicht dafür in der Regel nicht. Details stehen auf der Seite Livestream.

Pakete und Preise für den Eventfilm

Die Pakete unterscheiden sich vor allem in der maximalen Aufzeichnungsdauer je Kamera. Alle Leistungen stehen auf der Seite Eventfilm.

Die Pakete starten bei 950 € zzgl. 19 % MwSt. Livestream, Hybrid-Konferenz und zusätzliche Stunden sind dazubuchbar; die aktuellen Konditionen stehen ebenfalls auf der Seite Eventfilm.

Für Messeauftritte gibt es ein eigenes Format: Messefilm. Einzelne Statements und Expertengespräche laufen unter Interview.

Häufige Fragen zum Eventfilm

Wie viele Kameras braucht eine Firmenveranstaltung?

Für einen reinen Vortragsmitschnitt reichen zwei Perspektiven. Sobald Publikum, Panel und Bühne zusammenkommen, wird es mit mehreren Kameras deutlich einfacher – die Pakete sind auf fünf 4K-Kameras ausgelegt.

Wie lange sollte ein Eventfilm sein?

Für Website und Social Media haben sich 60 bis 90 Sekunden bewährt. Vorträge werden zusätzlich in voller Länge ausgespielt, wenn sie archiviert oder nachträglich angesehen werden sollen.

Wann bekommen wir den fertigen Film?

Das hängt von Materialmenge, Anzahl der Fassungen und euren Freigaberunden ab. Den Zeitplan legen wir gemeinsam im Vorgespräch fest – verbindlich, aber nicht pauschal.

Können wir den Vortrag auch live streamen?

Ja, Livestream in 1080p mit 50 Bildern pro Sekunde ist ab 350 € buchbar, ebenso Hybrid-Konferenzen mit Zoom-Integration. Voraussetzung ist eine belastbare Internetleitung vor Ort.

Was ist, wenn das Event länger dauert als gebucht?

Zusätzliche Stunden lassen sich nachbuchen; die aktuellen Konditionen stehen auf der Seite Eventfilm. Wenn absehbar ist, dass es deutlich länger wird, lohnt sich ein Vergleich mit dem nächstgrößeren Paket.

Brauchen wir zusätzlich einen Fotografen?

Nicht zwingend – aus 4K-Material lassen sich brauchbare Stillmotive ziehen. Wer klassische Eventfotos braucht, kombiniert Film und Fotografie an einem Tag.

Und wenn die Location dunkel ist?

Deshalb gehört Licht in jedes Paket. Kritisch sind vor allem Bühnen mit starkem Gegenlicht und farbigen Wechseln – das prüfen wir bei der Vorabbesichtigung.

Standort & Anfahrt

Gedreht wird bei euch vor Ort. Für Vorgespräche, Interviews im Studio und die Abnahme sitzt die Filmproduktion im Münchner Westend, direkt an der U-Bahn-Station Westendstraße.